स्मार्ट तरीके से करें आपने ई मेल को ड्राफ्ट, रखें कई बातों का खास ध्यान

नई दिल्ली। आजकल के दौर में कम्युनिकेशन काफी इनफॉर्मल हो चुका है। अधिकतर कम्युनिकेशन में आपकी भाषा या ग्रामर पर ध्यान न देकर बल्कि उसके भाव पर ध्यान दिया जाता है लेकिन जहाँ ऑफिशियल संवाद की बात आती है, तो कुछ नियमों का पालन करना बहुत जरूरी है। इसमें ईमेल के लिखने पर भी ध्यान दिया जाता है। इसलिए जानते हैं स्मार्ट ईमेल ड्राफ्ट करने के कुछ खास नियमों के बारे में।

सब्जेक्ट का रखें ध्यान

जब आप ईमेल लिखते है तो उस समय आपको सही टोन और थीम का इस्तेमाल करना चाहिए। इसमें आपका सब्जेक्ट पहले से ही तय होनी चाहिए। ज्यादातर लोग ईमेल तो सही लिख देते हैं, पर सब्जेक्ट लाइन लिखना भूल जाते हैं या गलत सब्जेक्ट लिख देते हैं। आपका सब्जेक्ट स्पष्ट होना चाहिए, ताकि ईमेल प्राप्त करने वाला व्यक्ति उसे पूरी तरह समझ सके। तभी वह आपको ईमेल को खोलेगा।

सरल भाषा हो

स्मार्टफोन यूजर्स संवाद के दौरान अब हर को अपनी एक अलग ही भाषा इस्तेमाल करते हैं। इसमें शब्दों को तोड़-मरोड़कर लिखा जाता है और लंबे शब्दों को संक्षेप में लिख दिया जाता है। यह भाषा युवाओं के बीच में तो मशहूर हो सकती है, पर ऑफिशियल ईमेल लिखते समय आपको इस तरह की भाषा का इस्तेमाल करने से बचना चाहिए। आपको सही और सरल भाषा का यूज़ करना चाहिए।

जरूरत के ही शब्द हों

अब ज्यादातर लोग ईमेल्स को अपने स्मार्टफोन्स पर पढऩे लगे हैं। इसलिए जरूरी है कि आपका ईमेल छोटा और सरल हो। आपको महत्वपूर्ण बात को सबसे ऊपर लिखना चाहिए, ताकि वह नजरअंदाज न की जा सके। मैसेज को ज्यादा जटिल बनाने से बचना चाहिए, तभी आपकी बात सामने वाले व्यक्ति को अच्छी तरह से समझ में आएगी। अगर आप जरूरत से अधिक शब्दों का यूज करते हैं तो इसको ठीक नहीं माना जाता है।

भाव पर विशेष ध्यान दें

जब आप ईमेल लिखते है तो इस बात का ध्यान जरूर रखें कि आप ईमेल किसे भेज रहे हैं। इसी के अनुरूप आपको अभिवादन आदि के लिए शब्दों का चयन करना चाहिए। आपको अपर केस में शब्द नहीं लिखने चाहिए। ईमेल लिखने के बाद इसे पूरा पढऩा चाहिए और पता लगाना चाहिए कि कहीं इसकी टोन ऐसी तो नहीं, जो सामने वाले को बुरी लगे। कई बार इसका ध्यान न देना नुकसानदायक हो सकता है।

पॉइंटर जरूर बनायें

यदि आप ईमेल की मदद से आप किसी व्यक्ति से कोई रेस्पॉन्स चाहते हैं तो आप खास हिस्से को हाईलाइट भी कर सकते हैं। इससे पता लग जाता है कि आप ईमेल को महत्व देते हैं और रेस्पॉन्स का इंतजार कर रहे हैं।

आपको ईमेल को प्वॉइंट्स के रूप में ड्रा ट करना चाहिए, ताकि पढऩे वाले को आसानी रहे। आपके ईमेल में भाषायी त्रुटि भी नहीं होनी चाहिए, इससे गलत छवि बनती है। इसके लिये आप पॉइंटर का भी यूज़ कर सकते हैं. यह काफी उपयोगी रहता है।